5 важных моментов при организации делового мероприятия.

5 важных моментов при организации делового мероприятия.

Вам предстоит собрать коллег из разных регионов или сотрудников только своего предприятия?

Что нужно учесть при организации деловой встречи?

1.Инфраструктура и транспортная доступность.

Около выбранного зала должна быть удобная бесплатная парковка. Зал не должен находиться далеко от общественного транспорта. Максимум 10-15 минут ходьбы от ближайшей остановки автобуса или метро. Иначе мысли участников конференции будут заняты не предстоящими докладами, а тем, как бы отдохнуть, а может, и вздремнуть после долгой пешей прогулки.

Отель «Гальярда» расположен в 7 минут ходьбы от ж/д станции «Рощино» и в 3 минутах от остановки маршрутного автобуса.

На автомобиле можно добраться по ЗСД, по Приморскому и Выборгскому шоссе.

У отеля «Гальярда» есть охраняемая бесплатная парковка.

2.Аренда и оборудование зала.

Основное стандартное оборудование зала флипчарт, проектор, микрофоны. Часто оно не включено в стоимость аренды зала. За него приходится платить отдельно.

И, если арендная плата кажется вам подходяще низкой, обязательно уточните, что в нее входит.

3.Вместимость, рассадка и необходимые мелочи в зале.

  • Необходимо сразу обговорить тип рассадки и вместимость зала.
  • Важно наличие питьевой воды. Есть ли возможность заказать ее вместе с арендой зала. Можно ли привезти свою воду.
  • Нужна ли сопутствующая канцелярия?
  • И, как ни странно, нельзя забыть о наличии корзин для мусора, чтобы гости не блуждали по всей территории с пластиковыми бутылками и стаканчиками в поисках куда бы их пристроить.
  • Перед мероприятием необходимо проверить работу техники, наличие нужных переходников и «проводов».
  • Зал должен хорошо проветриваться в жаркое время года и хорошо отапливаться в холодное.

В стоимость аренды зала для конференций «Гальярда» входят: флипчарт, бумага, маркеры, проектор, радиомикрофоны, канцелярия. Вода обговаривается отдельно.

4.Питание.

Ясно, что после двух часов делового мероприятия лучше сделать перерыв, иначе мысли участников медленно переключатся на кофе с пирожком. Кто-то вытащит кусочек бережно сохраненной шоколадки и тихонько пошуршит оберткой .

Выбор питания зависит от ваших планов.

Если после конференции участников ждет обед или банкет, то можно ограничиться легким кофе-брейком, если же кофе-брейк будет единственным приемом пищи, то лучше выбрать вариант кофе-брейков посытнее.

В отеле «Гальярда» разработано несколько вариантов кофе-брейков ( от «кофе с пирожком» до объемных сэндвичей и закусок.

Для деловых обедов и ужинов разработано специальное меню. Бюджетное и сытное.

Для банкетов – несколько вариантов банкетного меню и фуршетов.

5.Неформальное общение.

Часто после делового мероприятия участники остаются, чтобы что-то обсудить и обменяться контактами.

Значит, около конференц-зала должно быть просторное лобби, кафе или сад на свежем воздухе.

Отель «Гальярда» расположен за городом. Территория отеля закрыта, вокруг здания живописный ухоженный сад с дорожками и скамеечками, где можно удобно расположиться и поговорить.

Часто мы отдаем отель именно под ваше мероприятие.

И самое важное - перед проведением деловой встречи обязательно съездите и посмотрите помещение своими глазами, ведь только вы, взглянув на зал, сможете понять, подходит он вам или нет.


Забронировать зал «Гальярда» можно: